Photobooth Rhein-Main · Ratgeber
Fotobox beim Firmenevent: Branding, Gewinnspiel und Leadgenerierung
Wie eure Fotobox zur Marke passt, ein Gewinnspiel begleitet und interessierte Kontakte entstehen lässt – mit praktischen Tipps für die Planung.
Eine Fotobox beim Firmenevent kann mehr als Erinnerungen festhalten. Mit passendem Branding, einer Gewinnspielaktion und einem gut vorbereiteten Ablauf lässt sie sich auch in eure Eventkommunikation einbinden.
Hier erkläre ich euch, welche Möglichkeiten sinnvoll sind und was ihr vorab abstimmen solltet, damit eure Gäste Freude daran haben und ihr die Ergebnisse nach der Veranstaltung nutzen könnt.
Was soll die Fotobox bei eurem Firmenevent erreichen?
Bei einer Mitarbeiterfeier stehen gemeinsame Erlebnisse und ungezwungene Teamfotos im Mittelpunkt. Bei Kundenevents oder Produkteinführungen können dagegen auch neue Kontakte wichtig sein. Dasselbe gilt für einen Messestand, an dem ihr eure Marke bekannter machen möchtet. Deshalb lohnt es sich, zuerst ein klares Ziel festzulegen.
Wenn ihr Besucher für ein bestimmtes Produkt interessieren möchtet, sollten Bildgestaltung, Gewinnspiel und mögliche Kontaktaufnahme dazu passen. Plant dagegen nicht automatisch eine Datenerfassung ein, wenn eure Gäste einfach einen schönen Abend miteinander verbringen sollen.
Fotobox-Branding: Eure Marke vom Hintergrund bis zur Fotomail
Gewinnspiel, Datenschutzabfrage und individuelles Mailbranding sind optionale Erweiterungen, die ich passend zu eurem Interesse und dem Veranstaltungskonzept vorbereite. Der normale Fotoversand per E-Mail ist dagegen bereits aktiv. Ohne individuelles Mailbranding erhalten eure Gäste dabei meine Standard-Fotomail.
Ein stimmiges Konzept verbindet mehrere Elemente. Dafür müssen eure Bilder nicht mit Logos überladen werden: Wiederkehrende Farben und eine passende Bildidee können eure Veranstaltung genauso gut erkennbar machen.
- Individuelles Drucklayout: Ihr wählt aus rund 300 Vorlagen mit individuell angepassten Texten oder erstellt mit meinen Vorgaben ein eigenes Layout. Wenn ihr ein komplett neues Wunschlayout möchtet, gestalte ich es gegen Aufpreis. Außerdem besprechen wir, wie Firmenlogo und Unternehmensfarben zum Konzept passen.
- Passender Fotohintergrund: Bei der Lite ist ein Hintergrund inklusive, bei der Klassik nicht. Einen individuell bedruckten Veranstaltungshintergrund können wir zusätzlich planen; er ist eine eigene Gestaltung und nicht automatisch Teil des Standardumfangs.
- Gestaltete Bildschirmansichten: Startansicht und Hinweise können passend zum Event vorbereitet werden. Welche Möglichkeiten dafür verfügbar sind, stimmen wir für das verwendete System ab.
- Individuelle Fotomail: Betreff und Gestaltung können eure Veranstaltung wieder aufgreifen. Wenn die nötige Erlaubnis vorliegt, können wir auch werbliche Inhalte einplanen.
Ein Beispiel aus meinen Veranstaltungen
Für eine Veranstaltung von Biotest habe ich einen Hintergrund passend zum Anlass drucken lassen. Dadurch hat das Erdkugelmotiv den Fotobox-Aufbau mit dem Veranstaltungsthema verbunden. Solche individuellen Elemente besprechen wir im Vorfeld, damit Druck, Gestaltung und Aufbau rechtzeitig vorbereitet sind.
Weitere echte Aufbauten findet ihr in meiner Fotobox-Galerie.
Vom Fotomoment zur geplanten Nachbereitung
Ein gemeinsamer Moment im Design eurer Veranstaltung.
Geplante Fragen, Teilnahmeangaben und Datenschutzinformationen.
Gewünschter Bildversand; Auslosung und weitere Kontaktaufnahme nach dem vereinbarten Prozess.
Werbemails nur mit passender Erlaubnis: Bildversand und Gewinnspielteilnahme sind getrennt von einer freiwilligen Werbeeinwilligung zu betrachten.
Beispielkonzept: Die Reihenfolge und technischen Möglichkeiten werden vorab geprüft. Die Auslosung ist ein separat organisierter Schritt.
Ein Gewinnspiel an der Fotobox mit LumaBooth planen
Eine Gewinnspielaktion kann einen zusätzlichen Anlass schaffen, die Fotobox auszuprobieren. LumaBooth unterstützt Fragen während der Fotosession; darüber lassen sich beispielsweise Kontaktdaten oder eine Antwort erfassen. Auch eine Datenschutzabfrage an der Fotobox ist möglich. Damit alles zu eurer Aktion passt, bereite ich den Ablauf vor.
Ein mögliches Konzept sieht so aus. Die genaue Reihenfolge der Abfragen testen wir vor dem Event im eingesetzten System:
- Aktion erklären: Gäste erfahren, was es zu gewinnen gibt und wie sie teilnehmen können. Außerdem sind Veranstalter, Teilnahmebedingungen und Datenschutzinformationen zugänglich.
- Foto aufnehmen: Eure Gäste machen ihr Bild im vorbereiteten Eventdesign.
- Teilnahme erfassen: Die vorgesehenen Angaben und eine mögliche Gewinnspielfrage werden abgefragt. Dabei erhält eine freiwillige Werbeeinwilligung eine eigene Auswahl.
- Foto versenden: Auf Wunsch erhalten die Gäste ihr Bild per E-Mail. Die Mail kann auch die vereinbarten Informationen zur Aktion enthalten.
- Gewinner bestimmen: Die Auswertung, Auslosung und Benachrichtigung erfolgen nach den festgelegten Teilnahmebedingungen in einem separat abgestimmten Verfahren.
Die Datenerfassung und die Auslosung sind zwei verschiedene Schritte. Deshalb setzt das Konzept keine automatische Gewinnerziehung durch LumaBooth voraus. Vor der Veranstaltung legen wir fest, wer die Aktion verantwortet und wer die Teilnehmerdaten auswertet.
Leadgenerierung mit der Fotobox: Interesse erkennen
Ein Lead ist ein Kontakt, der für eure weitere Kommunikation relevant sein kann. Eine E-Mail-Adresse für den Bildversand zeigt dagegen zunächst nur, dass jemand sein Foto erhalten möchte. Für die Leadgenerierung mit der Fotobox braucht ihr deshalb zusätzlich einen nachvollziehbaren Anlass für die Kontaktaufnahme.
Eine kurze Frage kann helfen, Interessen einzuordnen: „Zu welchem unserer Themen möchtet ihr mehr erfahren?“ Gebt deshalb wenige verständliche Antwortmöglichkeiten vor. Wenn ein persönliches Gespräch gewünscht ist, kann auch diese Bitte gezielt erfasst werden. Eine lange Abfrage bremst dagegen den Ablauf und macht die Fotobox weniger einladend.
Vorab klären wir, wie Antworten, Kontaktangaben und gegebenenfalls Einwilligungsnachweise nach dem Event eindeutig zugeordnet und übergeben werden. Dafür prüfen wir den Datenexport im verwendeten System. Wenn ihr die Daten automatisch in eure Kundensoftware übertragen möchtet, besprechen wir diesen zusätzlichen Schritt gesondert.
Datenschutzabfrage und Werbeeinwilligung unterscheiden
Datenschutzhinweise, Gewinnspielteilnahme und die Einwilligung in spätere Werbemails erfüllen unterschiedliche Zwecke. Deshalb ersetzt eine Bestätigung der Datenschutzinformationen keine Werbeeinwilligung. Für E-Mail-Werbung ist grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung nötig; für bestimmte Bestandskundenfälle gibt es eine gesetzliche Ausnahme.
Plant eine separate, freiwillige Auswahl für Werbemails, dokumentiert die Erklärung und informiert über den Widerruf. Auch Datenempfänger, Aufbewahrung und Löschung müssen vorab geklärt sein. Lasst deshalb die konkreten Texte und den Prozess von eurer zuständigen Datenschutzstelle prüfen.
Individueller Mailversand nach dem Fotomoment
LumaBooth ermöglicht gestaltete Fotomails mit einem eigenen Betreff und HTML-Inhalt, beispielsweise mit eurem Logo. Damit die Mail zu eurem Event passt, kann ich sie vorbereiten und vorab testen. Außerdem hilft ein verständlicher Betreff den Gästen, ihre Aufnahme später wiederzufinden.
Soll zusätzlich ein Produktangebot, Newsletter oder eine Kampagne beworben werden, klären wir die Erlaubnis dafür bereits bei der Planung. Auch Werbung innerhalb einer Fotomail braucht eine passende rechtliche Grundlage. Deshalb sollten spätere Nachrichten den zugesagten Zweck aufgreifen und eine einfache Abmeldemöglichkeit bieten.
Für den Versand ist eine Internetverbindung nötig. Wenn sie vorübergehend fehlt, bleiben die Fotos und die eingegebenen Versandaufträge gespeichert. Die Fotomails werden versendet, sobald wieder Internet verfügbar ist.
Optional: KI-Bildwelten passend zu eurer Veranstaltung
Mit einer KI-Fotobox können eure Gäste Teil einer vorbereiteten Bildwelt werden. Für eine Produkteinführung oder ein Zukunftsthema lassen sich Motive und Gestaltung gemeinsam entwickeln.
Ich stimme die Ideen mit euch ab und teste die Ergebnisse im Vorfeld. Außerdem ist beim KI-Einsatz immer eine Betreuung vor Ort dabei. Ob ein Motiv für Einzel- oder Gruppenbilder geeignet ist und wie es zum Branding passt, besprechen wir vor der Buchung.
Aufbau und Druckumfang entspannt einplanen
Fotobox Lite und Klassik bieten identische Fototechnik und die gleiche Bildqualität. Sie unterscheiden sich dagegen vor allem durch ihr Aussehen und den enthaltenen Druckumfang. Ihr entscheidet euch also nach eurem gewünschten Design und der Zahl der Ausdrucke.
Ich baue die Fotobox immer vor Veranstaltungsbeginn auf. Der Abbau erfolgt in der Regel am Folgetag, sodass eure Veranstaltung nicht wegen der Abholung unterbrochen werden muss. Bei Messen oder besonderen Zugangsregeln stimmen wir die nötigen Zeitfenster mit euch und der Location ab.
Bei der Lite gehört eine Sofortdruck-Flatrate mit einem Vorrat für 700 Ausdrucke dazu; bei der Klassik sind 200 Sofortdrucke enthalten. Bisher hat bei meinen Veranstaltungen niemand den Vorrat der Lite annähernd ausgeschöpft. Wenn die Fotobox ohne Pause läuft, sind ungefähr 60 fertige Fotos pro Stunde möglich. Für Aktionen mit Fragen und Dateneingabe planen wir dagegen mehr Zeit je Nutzung ein.
Druckformat und zusätzliche Exemplare
Das Standardformat ist 10 × 15 cm. Alternativ ist ein Streifendruck im Format 5 × 15 cm möglich. Damit beides zusammenpasst, stimmen wir Druckformat und Fotolayout vor dem Event ab.
Mehrfachdruck derselben Aufnahme ist im Standardpaket nicht enthalten. Eure Gäste können aber so viele neue Fotos aufnehmen, wie sie möchten. Mehrfachdruck ist optional gegen Aufpreis erhältlich; bei betreuten Firmenevents ist er möglich. Deshalb besprechen wir den gewünschten Umfang vorher.
Wenn ihr lieber auf Ausdrucke verzichten möchtet, können wir auch eine rein digitale Fotoaktion planen. Sofortdruck ist bei solchen individuellen Eventkonzepten eine optionale Wahl.
Stellfläche, Internet und Unterstützung vor Ort
Zwischen Fotobox und Gästen sollten mindestens zwei Meter Abstand liegen. Mein großer Hintergrund misst ungefähr 2,45 × 2,45 Meter und braucht entsprechend Platz. Seine Breite und Höhe sind dabei keine pauschale Angabe zur benötigten Stellfläche.
Wenn die Fotobox in den Raum hinein fotografiert, könnt ihr auf den großen Hintergrund verzichten. Dadurch muss kein eigener Hintergrundaufbau eingeplant werden; der Abstand zu den Gästen bleibt trotzdem wichtig. Eine passende Wand oder ein vorhandener Hintergrund in eurer Location lässt sich ebenfalls nutzen.
Außerdem braucht es eine Steckdose in der Nähe und einen Beistelltisch für Requisiten. Bei der Klassik ist zusätzlich ein geeigneter Beistelltisch für den externen Drucker nötig. Den konkreten Platzbedarf stimmen wir deshalb mit euch und der Location ab.
Für den Aufbau plane ich ungefähr 30 bis 45 Minuten ein. Bei längeren Transportwegen brauche ich mehr Zeit. Falls Treppen auf dem Weg liegen, wäre ein kurzer Hinweis im Vorfeld hilfreich, da die Fotobox sehr schwer ist. Für den üblichen Einsatz am Veranstaltungstag mit Abholung in der Regel am Folgetag gibt es keine feste Stundenbegrenzung.
Wenn vor Ort kein WLAN verfügbar ist, bringe ich einen LTE-Router mit. Damit der Router funktioniert, muss vor Ort ausreichend Mobilfunkempfang vorhanden sein. Lite und Klassik können auch ohne Internet fotografieren und drucken. Für den direkten QR-Download und den Mailversand braucht es dagegen eine Verbindung.
Die Fotos bleiben gespeichert, auch wenn sie nicht ausgedruckt oder digital abgerufen wurden. Bereits eingegebene Fotomails werden versendet, sobald wieder Internet verfügbar ist. Mit einer Verbindung kann ich bei Problemen außerdem auf die Fotobox zugreifen und beispielsweise die Belichtung aus der Ferne anpassen.
Bei einem Einsatz im Freien müssen Fotobox und Gäste vor direkter Sonne geschützt sein; die Technik braucht außerdem Schutz vor Regen. Für KI-Aktionen ist eine durchgehend stabile Internetverbindung zwingend erforderlich, da die KI darüber die Bilder erstellt. Deshalb prüfen wir die Internetversorgung vorab passend zum Konzept.
Zusätzlicher Druckvorrat bei mehrtägigen Events
Bei Veranstaltungen über mehrere Tage stelle ich zusätzlich Druckerpapier auf Kommission bereit, falls der Vorrat von 700 Ausdrucken doch ausgeschöpft wird. Damit ihr planen könnt, stimmen wir den zusätzlichen Vorrat und die Abrechnung vorab ab.
Die Fotos nach eurem Firmenevent
Euren Bildlink erhaltet ihr in der Regel innerhalb von 24 Stunden nach der Abholung. Darüber könnt ihr die gesamte Galerie als einen Ordner herunterladen. Der Link bleibt ungefähr sechs Monate online; ladet eure Erinnerungen trotzdem zeitnah herunter und speichert sie dauerhaft bei euch.
Die Galerie ist nicht passwortgeschützt. Wer den Link hat, kann die Bilder ansehen und herunterladen. Teilt ihn deshalb bewusst mit den Personen, die Zugang erhalten sollen.
Checkliste für euer Fotobox-Konzept
- Ziel und Gäste: Teamfeier, Kundenveranstaltung oder Messeaktion?
- Branding: Logo, Farben, Drucklayout und Hintergrund rechtzeitig freigeben.
- Gewinnspiel: Preis, Bedingungen, Teilnahmeablauf und Auswertung festlegen.
- Daten: Notwendige Angaben, Datenschutzabfrage und separate Werbeeinwilligung abstimmen.
- Versand: Fotomail, mögliche werbliche Inhalte und Internetzugang prüfen.
- Organisation: Mindestens zwei Meter Abstand zwischen Box und Gästen, den gewünschten Hintergrund, Strom und Beistelltische einplanen. Über einen Hinweis auf Treppen im Vorfeld freue ich mich.
- Nachbereitung: Datenübergabe, Zuständigkeiten und erlaubte Kontaktaufnahme planen.
Für die Auswertung könnt ihr Fotobox-Nutzungen, gültige Gewinnspielteilnahmen und bestätigte Werbeeinwilligungen getrennt betrachten. Denn mehrere Fotos derselben Person sind keine mehreren neuen Leads. So bekommt ihr einen realistischeren Überblick über das Ergebnis eurer Aktion.
Platz für die Greenscreen-Funktion einplanen
Für die Greenscreen-Funktion wird eine helle Wand, die nicht hautfarben ist, oder ein Hintergrundstativ von mir benötigt. Wenn wir den Hintergrundaufbau mit Stativ verwenden, müssen wir dafür entsprechend Platz einplanen. Eine geeignete Wand in der Location kann den zusätzlichen Aufbau ersetzen.
Deshalb besprechen wir vorab, ob die Wand geeignet ist oder mein Hintergrundaufbau gebraucht wird. Mehr dazu findet ihr künftig im Ratgeber zur Greenscreen-Funktion und individuellen Hintergründen (in Vorbereitung).
Häufige Fragen zu Branding und Leadgewinnung
Kann ich eine Fotobox auch ohne Datenerfassung buchen?
Ja. Für eine Firmenfeier kann der Schwerpunkt ganz auf gemeinsamen Fotos und individuellen Ausdrucken liegen. Gewinnspiel und Kontaktabfrage planen wir nur ein, wenn sie zu eurem Anlass passen.
Ist eine Datenschutzabfrage direkt an der Fotobox möglich?
Ja. Sie kann in den vorbereiteten Ablauf eingebunden werden. Dafür stimmen wir die konkreten Texte und Auswahlmöglichkeiten vorher ab. Eine Einwilligung in Werbemails behandeln wir dabei gesondert.
Wer übernimmt die Auslosung und die spätere Kontaktaufnahme?
Das legen wir gemeinsam vor dem Event fest. Die Fotobox kann die vorgesehenen Angaben erfassen. Anschließend folgen Auslosung, Benachrichtigung und weitere Kommunikation dem separat vereinbarten Prozess.
Weiterführende Informationen
Die beschriebenen Softwarefunktionen findet ihr in der offiziellen Dokumentation zu LumaBooth-Fragen und Datenerfassung, zur Einrichtung von Abfragen und Hinweisen und zu individuellen Fotomails. Dabei hängen Umfang und Einrichtung von Plattform und Version ab.
Für die Planung der werblichen Kontaktaufnahme bietet die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz zur Direktwerbung weitere Informationen.
Was möchtet ihr mit eurem Event erreichen?
Schickt mir Datum, Location und eine kurze Beschreibung eurer Idee. Anschließend bespreche ich mit euch, wie Fotobox, Branding und eine mögliche Gewinnspielaktion zusammenpassen.
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